I maj 2018 infördes GDPR, en ny viktig reglering inom EU för dataskydd som ersatte personuppgifts-lagen (PUL). GDPR innebär större rättigheter för dig att bestämma hur dina personuppgifter hanteras.
Institutet för Framtidsstudier [IFFS] är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter inom verksamheten som institutet bestämmer ändamål och medel för.
Vi samlar in personuppgifter för följande ändamål:
Personuppgifter (namn, eventuell organisation, e-postadress) som lämnas i samband med prenumeration av vårt nyhetsbrev och/eller inbjudningar till seminarier sparas enbart för användning av oss för respektive ändamål. Vi plockar regelbundet bort alla uppgifter om de personer som har valt att avanmäla sig.
Vid anmälan till seminarier sparas personuppgifterna bara så länge som det krävs för administration av dessa, såsom utdrag av deltagarlistor, utskick av eventuell utvärdering och annat efterarbete.
När seminarier sker i samarbete med andra organisationer (vilket då tydligt framgår i informationen om seminariet) kan personuppgifterna visas för dessa – dock endast för påsyn, aldrig för användning. Vi delar aldrig med oss av personuppgifter till obehöriga och aldrig för användning av tredje part.
När du beställer vårt nyhetsbrev via vår hemsida, per telefon eller brev blir du en prenumerant hos oss. De personuppgifter som du lämnar registreras hos oss och används för administration av din beställning. Uppgifterna du lämnar i samband med prenumerationen av vårt nyhetsbrev kan också komma att användas för uppföljning och utveckling av Institutet för Framtidsstudiers kommunikationsverksamhet.
Behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du kan när som helst avanmäla dig från nyhetsbrevet eller seminarieinbjudningar via den länk som inkluderas i respektive utskick.
När du söker lediga tjänster, skickar in intresseförfrågningar avseende anställning hos oss eller vill bli kontaktad av oss, använder vi dina personuppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem.
I samband med din arbetsansökan kommer IFFS att behandla personuppgifter om dig för att bedöma din ansökan i urvalsprocessen bland sökande kandidater. De personuppgifter som behandlas är de som du har angivit i din ansökan såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, ev. porträttbild, uppgifter om dina tidigare arbetserfarenheter i din CV och de personuppgifter du anger i ditt personliga brev.
Den rättsliga grunden för behandlingen är att IFFS har ett berättigat intresse att genomföra rekryteringen. Personuppgifterna behandlas så länge det finns behov av detta utifrån rekryterings och urvalsprocessen och därmed två år efter avslutad rekryteringsprocess med anledning av krav i diskrimineringslagen.
Personuppgifterna kommer bara behandlas för att genomföra rekryteringen och inga personuppgifter kommer lämnas ut till någon extern mottagare, med undantag för om IFFS skulle falla under en legal skyldighet att lämna ut uppgifter.
Som registrerad har du flera dataskyddsrättigheter. Du kan läsa mer om dessa och IFFS behandling av personuppgifter på www.iffs.se. Har du frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till [email protected].
Inom IFFS forskningsverksamhet samlar vi in personuppgifter för följande ändamål
Institutet för framtidsstudiers kärnverksamhet består utav att bedriva olika typer av forskningsprojekt med relevans för hur vi formar vårt framtida samhälle. För varje forskningsprojekt upprättas en datahanteringsplan som bland annat preciserar det exakta ändamålet med behandlingen av personuppgifter tillika vilka personuppgifter som kommer behandlas.
Många av institutets forskningsprojekt omfattas av krav på etikprövning enligt Etikprövningslagen och utförs med den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för utförande av en uppgift av allmänt intresse. Det förekommer också att IFFS utför forskningsuppgifter på direkt uppdrag av t.ex. myndigheter. I de fallen är det den uppdragande aktören som har fastställt den rättsliga grunden.
I de fall där ett forskningsprojekt även skulle komma att behandla känsliga personuppgifter görs detta med den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för vetenskapliga forskningsändamål.
Personuppgifterna behandlas så länge forskningsprojektet pågår och därefter anonymiseras antingen uppgifterna eller arkiveras i enlighet med de krav som kan ställas utifrån arkivlagstiftning, annan författning eller av forskningsfinansiären.
För alla forskningsprojekt vidtas alltid lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för skydda konfidentiell information. Exempelvis kan det bedömas nödvändigt att kryptera känsliga databaser, att strikt styra behörigheter och att säkerställa skydd för alla typer av lagringsmedium för konfidentiell information. Vidtagna skyddsåtgärder verifieras i många fall dessutom av forskningsfinansiärer och/eller i samband med ansökan om etikprövning.
Kopplat till forskningsprojekten har IFFS även behov av att göra löpande uppföljning av forskningsprojekt för att säkerställa regelefterlevnad och god kvalitet i den bedrivna forskningen. Det är också ett steg i att uppfylla revisionskrav på forskningsprojekt. Detta sker både med basis i rättsliga förpliktelser såsom bokförings- och årsredovisningslagen, men också på grund av krav från finansiärer av forskningsprojekt. För att genomföra uppföljningen krävs därmed även en viss administration av forskningsprojekten och i de fall där detta inte anknyter till en direkt rättslig förpliktelse så sker personuppgiftsbehandlingen med basis i att IFFS har ett berättigat intresse.
Det som följs upp avser t.ex. vilka individer som arbetat i ett forskningsprojekt, vilken tjänstgöringsgrad de haft och hur mycket tid de har spenderat på forskningsprojektet.
Personuppgifterna behandlas under forskningsprojektets genomförande och därefter även tiden för slutrapportering av projektet.
Som registrerad (individ som får dina personuppgifter behandlade) har du flera rättigheter. Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta IFFS via ”[email protected]”. Nedan kan du läsa mer om dina rättigheter.
Rätt till information:
Rätt till rättelse:
Rätt att göra invändningar:
Rätt till begränsning:
Rätt till radering:
Rätt att flytta dina personuppgifter (data portabilitet)
Du har möjlighet att lämna synpunkter på IFFS behandling av dina personuppgifter. Vid frågor eller för att göra gällande dina dataskyddsrättigheter kan du höra av dig till [email protected].
Du har även alltid rätt att lämna in klagomål om IFFS behandling av dina personuppgifter direkt till Integritetsskyddsmyndigheten.
